Dricks utan krångel: kassaregister med Swish i praktiken
Dricks blir ofta bäst när den är enkel att ge och enkel att hantera. I butik och servering är det av största vikt att ha ett kassaregister som skapar kvittot korrekt och ser till att allt går in i bokföring och lön.
Samtidigt förväntar sig många kunder att kunna swisha i butiker och på restaurang. Kort dominerar fortfarande i fysisk butik, men siffror från Riksbanken pekar på att Swish vinner allt större mark i detta område. För verksamheter betyder det att mycket går att vinna på att ha ett kassaregister som kan hantera betalningar från Swish.
Så sätts ordning mellan kassan och Swish
En enkel grundregel som håller i längden
Rutinen bör vara enkel att förstå. Kassan föreslår dricks i procent eller belopp, personal bekräftar och kunden betalar via vald metod. Dricks är skattepliktig inkomst och ska därför kunna följas från kvitto till lön eller privat deklaration.
Skatteverkets vägledning beskriver att dricks antingen redovisas av arbetsgivaren som lön eller av den anställde, och att privatpersoner använder punkt 1.5 i deklarationen. För att det ska bli rätt krävs spårbarhet i kassaregistret och tydliga rapporter per användare och skift.
Mindre verksamheter behöver kassaregister som även fungerar när kunden vill betala med Swish och kvittot ska bokföras korrekt. För den typen av flöden är ett smidigt kassaregister med Swish som betalmöjlighet ofta en förutsättning, särskilt när påslag och rapporter ska följa med hela vägen in i ekonomisystemet.
Sverige har cirka 8,7 miljoner privatanvändare av Swish och omkring 335 000 företagsanvändare. Under 2023 genomfördes cirka 977 miljoner Swish-betalningar, ett värde på ungefär 480 till 500 miljarder kronor, vilket talar tydligt för att verksamheter bör ta Swish på allvar.
Varför kassan ska sätta dricksen
När kassan äger dricksflödet blir både kvitto, bokföring och löneunderlag konsekventa. Moderna kassor och betalterminaler kan visa förvalda dricksknappar, till exempel 5, 10 eller 15 procent, samt valfritt belopp, och för vägledning om hur dricksen ska beskattas se skatt på dricks. Dricksen kan kopplas till rätt användarprofil, som servitör eller kassör, och synas på dagens Z-rapport. Det gör fördelning och löneutbetalning tydlig.
När Swish används manuellt i kassan finns ingen inbyggd dricksfunktion i betalappen, därför kan ett system som integrerar betalmetoder, och dricksandet, underlätta mycket. Vid integrerade lösningar kan terminalen presentera dricksval och automatiskt verifiera att Swish-betalningen gått igenom, men även då ligger drickshanteringen i kassans logik och rapporter.
Rapporter som gör avstämningen enkel
Ett bra kassaflöde syns i rapporterna. Z-rapporten bör visa dricks per användare, total dricks för dagen och betalmedel. I bokföringen används separata konton för dricks och avräkningar från kort och Swish, vilket gör att dricks inte blandas ihop med försäljningsintäkter. Många använder ett särskilt drickskonto, till exempel i stil med konto 3740, för att hålla översikten ren.
När Swish används utan teknisk integration behövs en tydlig rutin. Välj Swish som betalmetod i kassan, kontrollera betalningen i kundens app eller via QR-bekräftelse, markera därefter betalningen som mottagen och skriv ut kvitto. Vid integrerad Swish sker verifieringen automatiskt, kvittot skrivs ut och stängningen blir säker.
Månadsvis stäms drickskontot av mot bank och terminalrapporter. Därefter fördelas dricks enligt policy och redovisas i lön eller enligt annan beslutad modell. Väl fungerande rapporter gör detta till ett återkommande och odramatiskt moment.
Rätt ordning i kassan ger dricks utan krångel
När kassan sätter dricksen och Swish används som ren betalmetod blir varje kvitto begripligt och varje avstämning enkel. Principen fångar både kundens förväntan på smidiga betalningar och verksamhetens behov av struktur. Den uppfyller dessutom myndighetskraven genom spårbar registrering och korrekt rapportering.